I. THÀNH VIÊN, PHÒNG BAN

Tất cả nhân sự trưởng, phó phụ trách các bộ phận phòng ban hoặc nhân viên quản lý hồ sơ đăng ký tài khoản sử dụng web và thực hiện quét mã QR Code tham gia nhóm Zalo "VL DUYỆT HỒ SƠ" để trao đổi về hồ sơ.

II.  HỒ SƠ DỰ THẢO TRÌNH KÝ

Quy định tất cả hồ sơ trước khi in phát hành trình Lãnh đạo Ban Giám Đốc ký phát hành các bộ phận phòng ban thực hiện:

1.  Tất cả hồ sơ, văn bản của các bộ phận phòng bàn do trưởng bộ phận Phòng Ban kiểm tra rà soát nội dung, chính tả, trình bầy và chỉnh sửa hoàn thiện trước khi in phát hành trình ký.

2. Gửi hồ sơ, văn bản trình ký đến Phòng Tổng Hợp xem xét kiểm duyệt trước khi in trình ký tại mục "Nhập Hồ sơ trình ký"

3. Những hồ sơ đã được duyệt sẽ được cấp số hồ sơ, văn bản.

4. Phụ trách bộ phận phòng ban hoặc phòng Tổng hợp in phát hành hồ sơ, văn bản trình ký, đóng dấu phát hành.

5. Thời gian duyệt hồ sơ được thực hiện hàng ngày.

III. HỒ SƠ ĐI - ĐẾN

Trưởng các bộ phận, phòng ban hoặc nhân viên quản lý hồ sơ thực hiện cập nhật tất cả hồ sơ, văn bản, công văn đi đến liên quan đến bộ phận, phòng ban thuộc Công ty Vietland.

IV. XEM HỒ SƠ 

Do hồ sơ được bảo mật, nên chỉ có nhân sự đã đăng ký tài khoản và được phân quyền mới có thể xem, truy xuất hồ sơ.